Myllypuron Taitoluisteluklubi ry
Myllypuron Taitoluisteluklubi ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste
Laatimispäivä: 2.3.2018 (päivitetty 4.6.2026)
1. Rekisterinpitäjä
Myllypuron Taitoluisteluklubi r.y., 0459093-3, MTK ry / Ratasmyllynkuja 1, 00900 Helsinki
p. 040 1966229 info@myllypurontaitoluisteluklubi.net
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Minna Kaansalo, info@myllypurontaitoluisteluklubi.net, p. 040 1966229
3. Rekisterin nimi
Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Myllypuron Taitoluisteluklubi ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
- ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
- jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
- harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaosuusien järjestäminen
- toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi
Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueenjohtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja, jäävahtien koordinoija, joukkueiden rahaston hoitaja, taloudesta vastaava) osalta Myllypuron Taitoluisteluklubi ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.
Tietojen käsittely perustuu yhteistyökumppanien osalta sopimukseen tai Myllypuron Taitoluisteluklubi ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Myllypuron Taitoluisteluklubi ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen, ostolaskutus ja tilastointi.
5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Nimi, syntymäaika, henkilötunnus (vain tarvittaessa), yhteystiedot (jäsen ja huoltajat)
Sisältöjen muut tietotyypit: aloitus seurassa, lopetus seurassa, sportti id, tieto vakuutuksen maksusta, laskutustieto, harjoittelumäärä, muu tärkeä tieto (esim. allergia, sairaus), lupa valo- tai videokuvaamiseen, tieto Myllypuron Taitoluisteluklubi ry:n ohjeistuksen lukemisesta, jäsenen antamat muut tiedot yhdistykselle.
Rekisteröityjen ryhmät: jäsen, luistelija, ohjaaja, valmentaja, hallituksen jäsen, puheenjohtaja, rahaston hoitaja, jojo/ryhmävastaava, aikuisluistelija sekä tarvittavat muut jäsenjaottelut Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
- Alaikäisen jäsenen osalta
- Tarpeelliset suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
o Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
- Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
- Jäsenyyteen liittyvät oleelliset tiedot, jotka koskevat velvoitetta Taitoluisteluliiton Luistelupassien hankintaan (mm. Sportti ID)
- Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
- Valokuva jäsenen halutessa
- Tiedot osallistumista jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
- Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja ns. toimihenkilöistä
- Yhteystiedot (nimi, syntymäaika, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
- Tiedot osallistumista jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä
- nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden aikana. Jäsen itse määrittelee, mitä tietoja rekisteritietoja näkyy jäsenrekisteriä käyttäville Myllypuron Taitoluisteluklubi ry:n toiminnan häiriintymättä. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Myllypuron Taitoluisteluklubi ry:lle.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Henkilötietoja luovutetaan kolmansille osapuolille (sis. toiset rekisterinpitäjät ja käsittelijät):
- Suomen Taitoluisteluliitto ja sen yhteistyökumppanit toiminnalle merkittävissä vaadittavissa asioissa
- Yhteistyöyritykset – leirit, hotelliyöpymiset
- Muut tarvittavat toiset rekisterinpitäjät, mm. Helsingin Kaupunki ja asioiden käsittelijät, joilla on merkitys seuratoiminnan vastuulliseen sujuvuuteen
- Helsingin kaupungilla on oikeus oman harkintansa mukaan tarvittaessa luovuttaa avustushakemuksen käsittelyn, myöntämisen ja käytön valvonnan yhteydessä saamansa tarpeelliseksi katsomansa tiedot Suomen urheilun eettinen keskus SUEK ry:lle käsiteltäväksi urheilun kurinpitojärjestelmässä
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti muutoin luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintään.
8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
- Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun toimihenkilö on toimessa, mutta kuitenkin vähintään niin kauan, että tarvittavat tiedot ovat Myllypuron Taitoluisteluklubi ry:n käytettävissä mm. muiden rekisterinpitäjille ilmoitettavissa tilastoinneissa
- Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen mm.
laskutuksen, tilastoinnin ja raportoinnin vuoksi. Keskimääräinen säilytysaika on maksimissaan viisi (5) vuotta.
- Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
Myllypuron Taitoluisteluklubi ry:n poistaessa jäsentiedot myClub-palvelusta (mtk.myclub.fi) yhdistys ei saa tietoja takaisin käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.
myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä.
Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.
Verkkosivujen kautta tulevat yhteydenotot tallentuvat salasanan takana olevalle palvelimelle ja saapuvat yhdistyksen sähköposteihin.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Myllypuron Taitoluisteluklubi ry